Gestion Électronique des Documents
La Gestion Électronique des Documents permet l’optimisation de la gestion globale du document par l’automatisation des processus documentaires tels que la création, l’utilisation, le partage et l’archivage des documents en entreprise. Ces processus regroupent des tâches comme la capture, le classement, le traitement, la traçabilité, l’archivage, la diffusion ou encore la recherche.
La Gestion Electronique de Documents facilite la gestion de vos flux de documents et peut vous faire économiser jusqu’à 50% de vos coûts de traitement.
Les étapes de la gestion électronique de vos documents
Capture
Pour les documents au format papier, la capture consiste à scanner le document avec un appareil à scan qui peut être un scanner, une imprimante multifonctions, un photocopieur ou encore un smartphone disposant de la fonction scan. Pour les documents électroniques, la capture est le fait de récupérer les informations directement dans le document. Si vous recevez des fax, l’outil peut les gérer comme des emails et les intégrer à votre GED.
Classement
Le logiciel de GED intègre les documents en plein texte afin de faciliter la recherche. Les documents sont ainsi indexés et classés.
Traitement
Lors du paramétrage initial de votre outil de GED, vous définissez les circuits des documents. Circuit de validation, alerte, envoi de documents, archivage, relance, etc.
Traçabilité
La GED offre une traçabilité exemplaire, capable d’identifier les flux et les versionning des documents, tout en les intégrant au système d’information.
Archivage
Les documents, une fois intégrés, sont sauvegardés dans votre GED. Ils peuvent être horodatés pour prouver qu’ils n’ont pas été modifiés. Cela est primordial lorsque le document est considéré comme l’original et qu’il a une valeur juridique.
Transmission et partage
Envoyez vos documents par email ou en les déposant sur un portail web et en partageant le lien URL. Parmi vos envois électroniques, vous avez besoin d’envoyer des documents au format papier ? Automatisez aussi l’envoi de vos documents papier via un centre éditique.
Recherche
L’ un des avantages les plus valorisés de la GED est la recherche de documents. Bien paramétrée, votre solution de GED vous permet de rechercher des documents en un temps record puisque le logiciel recherche dans les documents et non pas uniquement dans le titre du document, c’est la recherche “plein texte”.
Qualification de vos besoins pour le chiffrage du coût.
Pour bien qualifier vos besoins et dimensionner la solution la plus adaptée, voici quelques éléments à collecter. Ces informations constituent la base technique de votre future solution logicielle et correspondent à certains critères de coût.
Si plusieurs de ces éléments (parmi ceux qui vous concernent) vous manquent, nous pouvons vous aider à les déterminer.
- Le périmètre des fonctions recherchées (Archivage, gestion de contenu, GED, gestion du courrier…)
- Le nombre d’utilisateurs
- Le nombre de services concernés
- Le nombre de flux documentaires
- L’environnement technique (serveur et client)
- Le volume de documents à archiver
- La réalisation de l’analyse documentaire ou d’une numérisation préalable
- Les sources de données (SI métier, chaîne éditique, chaîne de numérisation, bureautique, capture d’un flux échangé ?)
- Le mode de collecte des métadonnées
- Le mode de versement
- Le type d’implémentation (modèle de données, recherche, modification)
- Les référentiels métier à synchroniser ou auxquels accéder
- Le niveau de conformité en vue d’une certification
